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Desde el 8 de marzo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro retributivo de su plantilla. No importa el tamaño: una pyme con tres trabajadores tiene la misma obligación que un gran grupo, y la Inspección de Trabajo puede pedirlo en cualquier momento.
En Greconsult te explicamos qué es el registro retributivo obligatorio, qué información debe contener, cómo se elabora con la herramienta oficial y qué consecuencias tiene no cumplir con esta obligación de igualdad retributiva.
Qué es el registro retributivo
El registro retributivo, también llamado registro salarial, es un documento que recoge los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor.
Su objetivo es dar transparencia a la política salarial de la empresa y detectar posibles diferencias entre mujeres y hombres. No se trata de publicar el sueldo de cada persona: el Tribunal Supremo ha aclarado que basta con recoger los valores medios desagregados por sexo, sin incluir el salario individual de cada empleado.
Normativa del registro retributivo
La obligación se apoya en tres normas:
- El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, que obliga a llevar el registro con los valores medios desagregados por sexo.
- El Real Decreto-ley 6/2019, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato entre mujeres y hombres en el empleo.
- El Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva, cuyos artículos 5 y 6 desarrollan el contenido del registro y los requisitos para las empresas con auditoría retributiva.
Qué empresas están obligadas
El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, con independencia de su tamaño. Además, debe incluir a toda la plantilla, también al personal directivo y los altos cargos, y a todas las modalidades contractuales que hayan estado activas durante el periodo de referencia, incluidas las personas cuyo contrato ha terminado a lo largo del año.
Qué debe contener el registro retributivo
Según la guía de la herramienta oficial publicada en el portal Igualdad en la Empresa, el registro debe recoger, desagregado por sexo:
- Salario base.
- Complementos salariales, de forma individualizada.
- Percepciones extrasalariales, también individualizadas.
Para cada concepto hay que calcular la media aritmética y la mediana, así como la diferencia porcentual entre hombres y mujeres, organizadas según el sistema de clasificación profesional de la empresa (grupos, categorías, niveles o puestos, conforme al convenio colectivo).
La regla del 25 % en empresas de 50 o más trabajadores
Cuando una empresa con 50 o más trabajadores presenta una diferencia retributiva media o mediana igual o superior al 25 % entre sexos, debe incluir en el registro una justificación de que esa diferencia obedece a motivos no relacionados con el sexo de las personas trabajadoras.
Las empresas que realizan auditoría retributiva dentro de su plan de igualdad deben incluir además las medias y medianas de las agrupaciones de trabajos de igual valor. Se consideran de igual valor dos trabajos con funciones y condiciones coincidentes, aunque tengan una denominación distinta.
Cómo hacer el registro retributivo en tu empresa
No hay un formato obligatorio, pero existe una herramienta oficial de registro retributivo en Excel, publicada en el portal Igualdad en la Empresa, que automatiza los cálculos. El proceso básico es este:
- Recopilar los datos de la plantilla desde el sistema de nóminas: salario base (con pagas extraordinarias), complementos salariales y percepciones extrasalariales.
- Cumplimentar las hojas de inicio (razón social, NIF y periodo de referencia) y de conceptos retributivos.
- Volcar los datos en la hoja correspondiente, una fila por persona y situación contractual.
- Actualizar las tablas dinámicas para obtener medias, medianas y diferencias porcentuales por sexo y agrupación.
- Revisar las agrupaciones profesionales y acompañar el resultado con la leyenda obligatoria, que explica tablas, conceptos y cálculos.
Importes efectivos e importes equiparados
La herramienta permite presentar los datos de dos formas. Los importes efectivos reflejan lo que cada persona ha cobrado realmente. Los importes equiparados ajustan las cifras para poder compararlas en igualdad de condiciones:
| Ajuste | Qué corrige | Ejemplo |
|---|---|---|
| Normalización | Jornada parcial, llevándola al 100 % | Persona al 80 % de jornada: se multiplica por 1,25 |
| Anualización | Periodos inferiores al año | Persona contratada 6 meses: se multiplica por 2 |
Fuente: Guía de uso de la herramienta de registro retributivo, portal Igualdad en la Empresa.
Periodicidad, actualización y acceso al registro
El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural. El registro debe actualizarse cuando se produce una alteración sustancial, por ejemplo una revisión salarial del convenio, una reestructuración o un cambio en la clasificación profesional. La representación legal de los trabajadores debe ser consultada con al menos 10 días de antelación.
La representación legal tiene acceso íntegro al registro. Si la empresa no tiene representación legal, cualquier trabajador puede acceder a la información limitada a las diferencias porcentuales entre hombres y mujeres, desagregadas por concepto y clasificación profesional.
Sanciones por no tener registro retributivo
No disponer del registro retributivo constituye una infracción grave en el orden social, con multas de hasta 6.250 €. Si además se detectan situaciones de discriminación salarial, la sanción puede calificarse como muy grave, con importes que alcanzan los 187.515 €, según el tamaño de la empresa y la gravedad de la desigualdad.
Más allá de la multa, el registro es la base para cumplir con el resto de obligaciones de igualdad salarial en la empresa y para demostrar ante la Inspección de Trabajo que la política retributiva es coherente.
Por qué conviene revisarlo antes de que lo pida la Inspección
Con más de 50 años acompañando a empresas en Madrid, en Greconsult preparamos el registro retributivo a partir de las nóminas, revisamos las agrupaciones profesionales y detectamos a tiempo las diferencias que conviene justificar. Es una obligación sencilla de cumplir si se hace bien, y costosa si se descubre en una inspección.
Si tu empresa todavía no tiene su registro retributivo, o no lo actualiza desde hace tiempo, en la asesoría laboral para empresas de Greconsult revisamos contigo la situación y, si lo necesitas, abordamos una auditoría laboral completa.
Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo
¿Qué es el registro retributivo?
Es un documento obligatorio que recoge los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexo y por clasificación profesional.
¿Están obligadas las pymes a tener registro retributivo?
Sí. La obligación afecta a todas las empresas, sin importar su tamaño. Solo la justificación de diferencias del 25 % se exige a partir de 50 trabajadores.
¿Cada cuánto hay que actualizar el registro retributivo?
Con carácter general se elabora por año natural, y debe actualizarse cuando hay una alteración sustancial de la política retributiva, como una revisión salarial o una reestructuración.
¿Tiene que incluir el sueldo individual de cada trabajador?
No. Basta con recoger los valores medios y medianos desagregados por sexo. El Tribunal Supremo lo ha confirmado.
¿Qué sanción tiene no hacer el registro retributivo?
Se considera una infracción grave, con multas de hasta 6.250 €. Si hay discriminación salarial, la sanción puede ser muy grave y alcanzar los 187.515 €.
