Acceso clientes
El libro de actas es el registro donde una sociedad deja constancia de las decisiones que adoptan sus órganos colegiados, como la junta general o el consejo de administración. Sin él, un acuerdo puede existir en la práctica, pero resulta muy difícil acreditarlo ante un banco, un notario o el Registro Mercantil.
Llevarlo bien se resume en tres tareas: redactar cada acta con su contenido mínimo, legalizar los libros en el Registro Mercantil y respetar el plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Si tu empresa es una sociedad limitada, estas obligaciones se aplican aunque solo celebres una junta al año o aunque exista un único socio.
En Greconsult, con más de 50 años acompañando a empresas en Madrid, te explicamos qué es el libro de actas, qué debe incluir cada acta, cómo funciona la legalización telemática y qué otros libros obligatorios tiene que mantener al día tu sociedad.
Qué es el libro de actas y quién debe llevarlo
Según el Código de Comercio, las sociedades mercantiles llevan libros de actas de sus órganos colegiados. En una sociedad limitada, eso incluye la junta general ordinaria, las juntas extraordinarias y, cuando existe, el consejo de administración.
Cuando la sociedad tiene un socio único, este ejerce las competencias de la junta general. La Ley de Sociedades de Capital exige que sus decisiones consten también en acta, firmada por él o por su representante. Es decir, no llevar reuniones no exime de llevar libro.
Libro de actas de una sociedad limitada
En una sociedad limitada el libro de actas es el soporte de la acta de la junta general de socios: ahí se recogen la aprobación de cuentas, los nombramientos de administradores, los cambios estatutarios o cualquier otro acuerdo social. Desde la Ley 14/2013, este libro se cumplimenta en soporte electrónico, por lo que hoy hablamos de un libro de actas electrónico que se legaliza después de haberlo completado.
Libro de contratos con el socio único
En las sociedades unipersonales hay un libro adicional. Los contratos entre el socio único y la sociedad deben constar por escrito y transcribirse a un libro-registro que se legaliza igual que el libro de actas. Si se omite esta transcripción, esos contratos pueden no ser oponibles en caso de concurso.
Qué debe contener cada acta
El Reglamento del Registro Mercantil indica qué circunstancias debe recoger el acta de un órgano colegiado. Como guía práctica, cada acta debe incluir:
- Fecha y lugar de celebración de la reunión.
- Convocatoria y orden del día.
- Asistentes a la reunión.
- Acuerdos adoptados y resultado de las votaciones.
- Aprobación del acta, en la forma que prevean la ley o los estatutos.
Cuando decide el socio único, basta con indicar la fecha, el contenido de la decisión y si la ha adoptado personalmente o a través de un representante.
Quién firma las actas de la junta
El Reglamento del Registro Mercantil establece que el acta se aprueba en la forma prevista por la ley o, en su defecto, por la escritura social. Una vez aprobada, la firma el secretario del órgano o de la sesión, con el visto bueno de quien haya actuado como presidente.
Cómo se legaliza el libro de actas
La legalización de libros ya no se hace con libros en blanco sellados. El proceso actual es telemático y sigue estos pasos:
- Completar el libro en soporte electrónico, con todas las actas del ejercicio.
- Presentarlo por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
- Hacerlo dentro del plazo que fija el Código de Comercio, es decir, antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
El Colegio de Registradores incluye entre los libros que se legalizan telemáticamente los libros de actas de juntas y de otros órganos colegiados, así como los libros registro de socios y de acciones nominativas.
Plazo de legalización de libros en el Registro Mercantil
El artículo 27 del Código de Comercio fija un plazo común: los libros obligatorios se legalizan antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En la práctica, el calendario depende de cuándo cierre tu sociedad:
| Cierre del ejercicio | Fecha límite de legalización |
|---|---|
| 31 de diciembre | 30 de abril |
| Otra fecha de cierre | Cuatro meses contados desde esa fecha |
Si tu sociedad cierra el ejercicio el 31 de diciembre, su plazo de legalización termina el 30 de abril del año siguiente.
Qué pasa si no legalizo los libros a tiempo
Dejar pasar el plazo no extingue la obligación. Lo prudente es regularizar cuanto antes, revisando qué ejercicios están pendientes y qué actas faltan por redactar o completar. Cuanto más tiempo transcurre, más complejo resulta reconstruir los acuerdos de cada año.
Libros obligatorios de una sociedad limitada
El libro de actas no es el único que tiene que legalizarse. Estos son los principales libros de una sociedad limitada:
| Libro | Qué recoge | Cómo se legaliza |
|---|---|---|
| Libro de actas | Acuerdos de la junta, del consejo y decisiones del socio único | Telemáticamente, en los cuatro meses posteriores al cierre |
| Libro Diario | Operaciones contables de la sociedad | Telemáticamente, en los cuatro meses posteriores al cierre |
| Libro de Inventarios y Cuentas anuales | Inventario y cuentas anuales del ejercicio | Telemáticamente, en los cuatro meses posteriores al cierre |
| Libro registro de socios | Titulares de las participaciones sociales | Telemáticamente, en el Registro Mercantil |
| Libro de contratos con el socio único | Contratos entre el socio único y la sociedad | Igual que el libro de actas |
Cuánto tiempo hay que conservar los libros
El Código de Comercio obliga a conservar los libros y documentos durante seis años, a contar desde el último asiento realizado en ellos. Si el empresario cesa, la obligación recae en sus herederos y, en caso de disolución, en los liquidadores.
Por qué conviene llevar los libros con acompañamiento profesional
Un acta mal redactada o un libro sin legalizar dificulta acreditar los acuerdos en operaciones como un cambio de administrador, una ampliación de capital o la venta de la empresa. En Greconsult coordinamos la asesoría contable y la asesoría jurídica de nuestros clientes para que los libros estén redactados, firmados y legalizados dentro de plazo.
Si necesitas ayuda con tus libros o con la documentación societaria de tu empresa, en nuestra asesoría contable preparamos y presentamos la legalización, y en la asesoría jurídica y las operaciones societarias revisamos tus acuerdos y los elevamos a público cuando hace falta. Cuéntanos tu caso y te orientamos.
Fuentes de información
- Código de Comercio, arts. 25 a 31 (BOE)
- Reglamento del Registro Mercantil, arts. 97 y 99 (BOE)
- Legalización telemática de libros (Colegio de Registradores)
Preguntas frecuentes sobre el libro de actas
¿Qué es el libro de actas de una sociedad?
Es el libro donde se recogen los acuerdos de la junta general, del consejo de administración y, en su caso, las decisiones del socio único. Sirve para probar y ejecutar esos acuerdos.
¿Es obligatorio el libro de actas en una sociedad limitada?
Sí. Las sociedades mercantiles deben llevar libros de actas de sus órganos colegiados, y las decisiones del socio único también tienen que constar en acta.
¿Quién firma las actas de la junta general?
Las firma el secretario con el visto bueno del presidente, una vez aprobadas en la forma que prevean la ley o los estatutos.
¿Cuál es el plazo para legalizar el libro de actas?
Cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Si la sociedad cierra el 31 de diciembre, la fecha límite es el 30 de abril.
¿Se puede llevar el libro de actas en formato electrónico?
Sí, y es lo habitual. Los libros se completan en soporte electrónico y se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio social.
¿Qué pasa si no legalizo los libros a tiempo?
La obligación sigue vigente, así que conviene regularizar cuanto antes. Lo recomendable es revisar qué ejercicios están pendientes con una asesoría que prepare la documentación.
Fecha de revisión normativa: 23/10/2026. Datos contrastados con el BOE y el Colegio de Registradores en esa fecha.
